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黄淮学院党委办公室（院长办公室）综合档案室为全面提升服务质量，更高效快捷地为广大校友服务，根据《高等学校档案管理办法》有关规定，现将档案办理相关事项公告如下：
一、服务范围
1.为毕业生提供其在黄淮学院全日制入学的“新生录取表”档案材料；继续教育毕业生的“新生录取表”请到黄淮学院继续教育学院档案室（0396-2869228学生科）咨询。
2.综合档案室不保存毕业生人事档案，涉及毕业生人事档案的请到档案所在单位或黄淮学院学生处档案室（0396-2853229学生服务科）咨询。
二、档案查询方式
综合档案室查询分为现场查询与远程服务两种方式。
1.现场查询：现场查询又分为“本人现场查询”与“委托现场查询”。
1.1 本人现场查询：是指档案当事人亲自到综合档案室登记查询，此方式需要您携带本人有效身份证、毕业证来现场登记查询；
1.2 委托现场查询：是指档案当事人委托他人到综合档案室查询档案。此方式需要您准备以下材料：①档案办理委托书（学校官网-机构设置-党政管理机构-党委办公室（院长办公室）-资料下载区下载，委托书须由被委托人带至查询现场）；②委托人有效身份证（正、反）面及毕业证复印件；③被委托人携带本人有效身份证原件；
２.远程服务
档案当事人无法到现场查询（也无法委托第三者），可利用远程服务即委托综合档案室来完成查询任务。
同一档案查询需求，“现场查询”与“远程服务”只能选其一，不可同时进行，否则不予受理。
三、远程服务程序
1.提出查档申请
下载并填写《黄淮学院档案远程服务申请表》（点击下载，或学校官网-机构设置-党政管理机构-党委办公室（院长办公室）-资料下载区下载，下称：申请表），然后把《申请表》及申请人有效身份证（正反面）及毕业证扫描件发到指定邮箱，发送成功后会收到自动回复。
2.预受理
工作人员接收到《申请表》后会核验您的身份信息及查询是否有申请人档案，如果一切顺利则自动进入正式查档环节；如果身份认证或档案查询出现异常，工作人员会打电话或通过邮件通知申请人（注意，正常情况下一般不会通知申请人）。
3.正式受理
综合档案室正式受理后，会在五个工作日内安排人员完成查档、复印业务，然后将加盖档案证明章的复印件通过快递到付方式邮寄到申请人指定地址。
四、联系方式与地址
咨询电话：0396-2853571
电子邮箱：zonghedanganshi@huanghuai.edu.cn
联 系 人: 叶老师 郭老师
综合档案室：驻马店市开源大道76号北校区综合办公楼220室
五、其他注意事项
1.非本档案室出具文件不能加盖我室档案证明章；
2.远程服务没有加急服务，综合档案室工作人员会按申请顺序依次处理，一般五个工作日内完成档案查询并寄出复印件。
黄 淮 学 院
党委办公室（院长办公室）综合档案室
2023年6月5日